HRテックによって人事はどのように変化する?それぞれにできることを理解して、戦略的な人事になろう

近年様々なソリューションがあり、効率化や管理など大幅な改善が期待され多くの企業で取り入れています。中でも人事分野で取り入れられるテクノロジーはHRテックと呼ばれています。

HRテックについて考える場合、これまでの人事業務を整理しHRテックができることは何かが中心となります。ただ、HRテックでできるからといって任せて終わりになってしまうと、HRテックを活用したとは言えないでしょう。

本記事では、これまでの人事業務とHRテックにできることを明らかにし、人事とHRテックがどのように関わっていくべきかを解説していきます。

1.HRテックとは何かおさらいしよう

HRテックとは、人事を意味するHuman Resourseとテクノロジーを略したtechが組み合わさった用語です。AIやビッグデータなどのテクノロジーを取り入れることで、人事業務の効率化、活性化を可能にしました。

アメリカを中心に発展してきたHRテックですが、働き方や人材確保・育成への意識が高まった日本においても積極的に導入されています。労務管理や採用活動など様々な人事の業務に役立ち、HRテックを導入する企業も増えていくことが予想されます。

HRテックの活用で、人事業務として行われてきた仕事を削減することが可能になります。それと同時にHRテックにはできない部分を明確にし、人だからこそ取り組むべき仕事を確立することが求められます。

2.HRテック登場以前の人事の業務はこんなにも多い!?

HRテックにできること、人にしかできないことを考えていく前に、これまでの人事の業務を改めて確認していきましょう。

2-1 【仕組みづくり】人事企画

人事は、企業に必要な人材に対しての業務で、人材それぞれへのサポート、管理だけでなく、人材を通して組織を発展させる役割を持ちます。

人事企画は、企業の仕組み・組織づくりを担う大切な業務です。企業を発展させるためには、発展を支える人材が欠かせません。企業の目標や方針に合わせて、必要な人材がどのくらいであるのか、部署ごとに人材は足りているのか、適正のある人材配置になっているかなどを考慮する必要があります。必要な人材の採用、配置などの企画により、組織を活性化させることができます。

2-2 【人材確保】採用

人事企画の一つである採用計画に基づいて、実際に採用活動を行うのも人事の業務です。採用方法や媒体は年々増えているため、様々な形態で採用活動を行う必要があります。求人雑誌や求人情報サイトへの求人やハローワークだけではありません。

求人検索エンジンのIndeedへの投稿、2019年に登場したばかりのGoogle for jobs(Googleおしごと検索)への自社サイトの対応、SNS活用など多岐に渡ります。採用イベントを行う場合もあり、人材を確保するためには、多くの労力を必要とします。

2-3 【人材育成】教育・研修

人材を獲得するだけでなく、社員の育成を担当するのも人事の業務の一つとなっています。社員教育や研修などを企画したり、講習などを外部に委託したりすることで、人材の育成を図ることができます。

2-4 【人材評価】評価

採用、育成の次に必要なことは、評価です。実績に対して、適切な評価がされ、昇給・昇格するなど成果を実感することで、企業への愛着が芽生えたり、モチベーションを上げたりすることができます。

人事に求められるのは、評価制度や報酬制度などの確立です。どのような仕事がどう評価されるのか、それに対してどのような還元がされるのかを明確にする必要があります。人材のキャリアアップやエンゲージメントに関わる部分であり、採用から評価までが繋がっていることが重要です。

2-5 【人材管理】労務

労務管理は、人材が安心して働くことができるように、勤怠管理や給与計算、各種手続きを行う業務です。欠かせない仕事でありながら、ルーティーンワークになりがちな業務とも言えます。

3.HRテックが人事に代わってできることを把握しよう

人事に関わる業務は、社員が働きやすい環境を整える労務管理にとどまらず、新しい人材の獲得、既存の人材の育成など、多岐に渡ることが分かりました。

多くの業務の中で、定形的な業務をこなしながら、組織を活性化させるための戦略を立てる役割もあり、戦略的な業務のためには、効率化が欠かせません。

そこにHRテックが登場したことで、人事に代わって業務ができるようになりました。HRテックができる業務をチェックしていきましょう。

3-1 人事に関わる情報をまとめて管理できる

人事には、多くの業務があると同時に、人材に関する大量のデータを適切に管理し、利用することも求められます。勤怠状況や給与、評価など社員に関わるものだけでなく、採用にあたっては、外部の候補者の個人情報も管理・利用するため、扱いには注意が必要です。

人材に関わるデータは、管理だけでなく、タイミングに合わせて活用できるかも重要な要素と言えます。月末の勤怠管理、半期・1年の評価、春からの就職活動に合わせて採用など、業務に合わせて、管理したデータを活用します。

HRテックが登場したことで、勤怠管理や給与計算などそれぞれの業務を得意とするツールを活用して、データの管理・活用ができます。膨大なデータをクラウド上に管理でき、活用するデータがどこにあるのかがわかりやすくなります。業務に合わせたデータの使用以外にも、データを分析し、人事業務を見直すことも可能です。

3-2 オペレーションを効率化できる

人事の業務の一つに各種手続きがあります。従業員から提出される書類に対する手続きや処理をする業務は、スムーズにやり取りができないと、従業員・人事、共に両方の時間を多く使うことになります。オペレーションが上手く流れないことで、本来の業務、戦略的な業務に支障をきたします。

各種手続きには、保険の加入、昇進に伴う給与変更、年末調整なども含まれます。数値のチェック、提出書類の確認など手間がかかるため、人の手だけでは、効率的なオペレーションとは言えません。

HRテックの分野では、人事業務のセルフサービス化が進んでいます。スマートフォンやタブレットからアプリケーションを活用して、いつでもHRテックを利用できるサービスもあり、従業員自身がデータを入力したり、書類を作成したりするなどセルフで行うことができるようになっています。

従業員と人事の情報の差や認識の違いによって、オペレーションが乱れることを防ぎ、それぞれがHRテックを活用して、手続きなどのオペレーションを効率化することができます。

4.HRテックの登場による人事の変化を捉えよう

HRテックが登場したことにより、人事業務の効率化が図れることがわかりました。それに伴い、人事の置かれる状況や求められるスキルが変化してきています。

人事の変化を捉えることで、HRテックを活用する部分、人事が力を入れられる部分が明確になります。HRテックが人事のどの部分に必要か、どのように人事業務を改善したいかなどを考えつつ、HRテックを導入するイメージを膨らませていきましょう。

4-1 ルーティーンワークから解放される

人事の業務は、時期に合わせた手続きや処理などの定形的業務が多く、ルーティーンワークになりがちです。人事が対象とする人材がいつも同じではなく、人材によって必要な手続きや労務処理は異なります。ただ必ず行う業務が多くあることで、組織づくりにかける労力や時間を確保しにくい状況があります。

HRテックは、ルーティーンワークになりがちな労務管理や情報管理、各種手続きを効率化、セルフサービス化することができます。HRテックを導入することでルーティーンワークから解放されることが考えられます。人事に割り当てる人材を減らすことができたり、人事の業務をより組織に向けられたりするなどメリットが多くあります。

日本のHRテックサービスであるSmartHRを利用している企業の声を聞くと、HRテックの効果が一目瞭然です。

「2名で入社手続きと約1700名の給与計算が可能になりました」ユナイテッド&コレクティブ株式会社

「労務にかける時間が3分の1になりました」株式会社クラウドワークス

ルーティーンワークから解放されることを人事の負担軽減にとどめず、そこで生まれた人材配置の余裕や時間を何に充てるかが企業の発展を実現します。

4-2 HRテックを活用した人事業務のスキルが求められる

人事業務を効率化・活性化することができるHRテックですが、使いこなすことができなければ十分な成果をあげることはできません。これからの人事には、HRテックを活用することができるスキルが求められるようになります。

テクノロジーやアプリケーションを使いこなせる人材が不可欠で、これまでの人事業務と合わせて、ITの知識も必要です。

またHRテックの使い方が分かるということだけでなく、HRテックを活用して組織を活性化させるスキルも求められます。HRテックで収集・管理できるデータを活かして、人材の採用、育成につなげ、組織の成長を実現するスキルが重要です。

より組織づくりに適正のある人材が人事に配置されることになっていくことが予想されます。人事業務に、HRテックなどに詳しい専門的人材を配置する事例もあり、今後専門性を持った人材が重宝されるでしょう。

5.HRテックにできず、人事にしかできないことに力を注ごう!

HRテックによって、ルーティーンワークを大幅に削減することができ、各種手続きなど書類の処理なども個人に任せる体制を作ることも可能になります。

これまで人事が担ってきた業務を効率化することができるため、人事に時間的余裕が生まれ、人事にしかできない業務に力を集中させることができます。

人事にしかできない業務にはどのような業務があるでしょうか。テクノロジーにできず、人にできることは、創造的な思考やコミュニケーションです。

組織づくりや人材との関わりに力を注ぎ、人材・組織を活性化させましょう!

5-1 創造的な仕事に時間を有効に使うことができる

人事の定形的な業務をHRテックによって効率化することで、人事の本来の役割である人材を通して組織づくりをするといった創造的な仕事に時間を利用できるようになります。HRテックによって、収集できるデータを活用することと合わせて、人と人との関わりの中で、人事活動を進めていくことが求められます。

採用や人材育成などの業務の内容にこだわり、どのような人材が自社に必要か、どのような人材を育成したいか、現在の人材配置は適正かなどに時間を利用しましょう。人事戦略、人事企画が重要になり、人事全体をどのように動かし、組織を成長に導いていくかについて、人にしかできない思考を発揮することが大切です。

HRテックで効率化できる業務と人にしかできない創造的な仕事を明確にして、データの分析やミーティングの機会などを増やすと、HRテックと上手く関わった人事業務を実現することができます。

5-2 エンゲージメントを高めることに注力しよう

HRテックの発展の中で、重要視されてきた要素にエンゲージメントがあります。エンゲージメントは、愛着を意味し、企業への定着率に関わります。新たな働き方が浸透し始めている現代では、企業に対するエンゲージメントが低いと、離職してしまう可能性が以前より高くなっています。企業の評価が見えやすくなっていることから、優秀な人材の確保が難しいという現状もあり、従業員のエンゲージメントが注目されています。

エンゲージメントを図るためのツールには、「従業員サーベイ」があります。企業への愛着や仕事に対する意識などをメールやチャットで集計し、指数化できるHRテックです。エンゲージメントに関するデータ収集ができたら、その先は人の力を発揮しましょう。

モチベーションの上がらない従業員や不満を抱えている従業員が把握できることを生かし、問題解決のために、コミュニケーションをとることが重要です。問題を抱えているうちに離職してしまったり、仕事に身が入らず組織全体に影響がでたりすることを防ぐことができます。

優秀な人材の流出を防いだり、既存の人材のモチベーションを高めたりできるのは、HRテックのデータではなく、直接働きかけることができる「人」と言えます。書類やデータに集中しがちな人事から、人材に直接コミュニケーションを通して関わる人事を目指しましょう。

5-3 組織を活性化させる戦略性の高い人事になろう

書類の作成やデータの入力などの業務をHRテックで効率化し、人事は採用戦略や企業戦略などに目を向けましょう。企業を支える存在でありながら、定形的業務が多く、閉ざされた印象のあった人事ですが、HRテックによって、組織作りに関わる本来の役割に注力することができます。

企業の目標や戦略を理解し、HRテックやデータを活用した戦略性の高い人事になることが求められます。これまでよりも充実した採用活動にするためにはどうすべきか、人材を成長させ組織を成長させるためにはどのような教育・研修が必要かなどの戦略が重要です。

時期特有の定形的業務も、戦略的な分析があれば、毎年変化があるはずです。ルーティーンワークを戦略的で変化のある攻撃力の高い人事活動に変えましょう。

6.HRテックにできること・人事にできることを理解して、人事業務を活性化させよう

HRテックの登場によって、人事業務が大幅に効率化され、人事は本来の役割である人材を通した組織作りに力を入れることができるようになりました。HRテックにまかせきりになるのではなく、HRにできることと人事にできることを明確にして、活用しつつ新たな業務への意識を持つことが重要です。HRテックを活用しつつ、戦略的な人事業務に重心を移していきましょう。

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