HRテックを導入するには具体的には何が必要になるのか

今後の人事部門には「HRテック」の導入が不可欠、という話をよく耳にします。

しかし、HRテックを利用したいと思っても、どのようなメリットがあってどう活用すればよいのか、具体的な導入イメージが湧かない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、HRテックの導入により実現可能なメリットや、HRテック導入のための4つのステップ、企業によるHRテックの導入事例について解説します。

HRテックの導入を検討するうえで、ぜひ参考にしてください。H

 

HRテックの導入により実現可能なメリット

HRテックとは、AIやクラウドなど最新技術の利用により、業務の効率化など、人事業務における課題を解決する手法です。

HRテックの導入には様々なメリットがありますが、ここでは次のメリットについて解説します。

・業務の効率化

・人材データの一元化・見える化

・中立性の高い採用

・能力開発の個別化

業務の効率化

HRテックの導入による最も分かりやすいメリットは、業務の効率化です。

たとえば、人事担当者には、社会保険の手続きなどの煩雑な定型業務がつきものです。

従業員にとってはわざわざ書類を書く負荷、人事担当者にとっては書類を回収して情報をシステムに入力する負荷が発生します。

ところが、HRテックを導入して従業員が自らの個人情報をシステムに入力することにより、双方、特に人事担当者の負荷は大きく削減されます。

業務の効率化によってできた時間は、これまで多忙で手が回らなかった、人事施策の立案などの本質的な業務に充てることが可能です。

人材データの一元化・見える化

これまで、人材データをExcelなどの表計算ソフトで、担当者ごとに管理していた人事部門も多いのではないでしょうか。

たとえば、クラウド型のHRテックサービスを導入すると、全国の人材データが同じシステムに一元化・可視化されます。

どこの支社からでも全国の人材データを閲覧・検索できて人材配置に活用できるのは大きなメリットです。

また、一元化・可視化された人材データから、離職率の低下に対する改善策などを客観的な裏付けのもと立案できます。

中立性の高い採用

HRテックでは、採用判断の一部をAIに委ねることが可能です。

具体的には、エントリーシートの文章や、面接を録画した動画などから、人材の傾向を分析することができます。

面接担当者の判断では、どうしても好みや思い込みなどのバイアスがかかってしまうことを防げます。

現時点では、AIはすべての判断をできませんが、将来的には人間には思いつかない最適なマッチングや、中立性・客観性の高い採用判断の実現が期待できるでしょう。

能力開発の個別化

人材データの一元化により、従業員ごとの能力やスキル、経歴やキャリアパス、研修履歴なども一元管理できます。

そうしたデータの可視化とAIによる分析から、従業員ごとの資質に即した能力開発の立案にも役立ちます。

HRテック導入のための4つのステップ

それでは、HRテックの導入にあたって必要な4つのステップを解説します。

1.解決したい課題を洗い出す

2.課題解決策のひとつとしてHRテックを検討する

3.HRテックの選択と導入

4.データから改善策を立案・実行し、PDCAを回す

1.解決したい課題を洗い出す

AIなどのHRテック導入について考えるとき、機能に意識が向いてしまい、「○○ができるなら○○をやってみよう」と考えてしまいがちです。

HRテックの導入ありきで活用法を考えるのではなく、いったんHRテックのことは忘れ、人事業務における解決したい課題を洗い出しましょう。

たとえば、次の課題などが挙げられます。

・人事部門のマンパワーが足りない

・人手不足のため、優れた人材の採用が難しい

・若手の離職率が高い

・人材育成や能力開発をどう行ってよいか分からない など

2.課題解決策のひとつとしてHRテックを検討する

課題を洗い出したら、解決策を立てましょう。

たとえば、「人事部門のマンパワーが足りない」という課題なら、次の解決策が考えられます。

1)新しく人事担当者を採用する

2)他部門から人事部へ配置転換を行う

3)業務を効率化し、少ないマンパワーでも行えるようにする など

このうち、1と2の実行を検討しつつ、3の「業務の効率化」について、どんな業務を対象にするかを考えます。

a)採用業務

b)労務管理などの定形業務

c)従業員からの問い合わせ など

ここで、いくつかある解決策のひとつとして、HRテックの採用を検討します。

a)採用業務:HRテックによる、採用業務の一元化・採用判断の自動化など

b)労務管理などの定形業務:HRテックにより、従業員自身が個人情報を入力することで、人事部門における入力業務の削減など

c)従業員からの問い合わせ:HRテックによる、問い合わせ先の一元化など

目的と、改善策のためにHRテックをどう活用するのか明確化されれば、あとは実行するだけです。

3.HRテックの選択と導入

HRテックは、クラウド型を採用しているサービスが多いです。

そのため、導入にあたって人事担当者にITの知識が乏しくても、初期設定から実際の運用、他サービスとのAPI連携までスムーズに行えます。

さらに、クラウド型HRテックは、複数のデバイスから同じUIを利用できたり、最新デバイスへの対応に力を入れていたりするため、使いづらさを感じることも少ないです。

HRテックを選ぶときに重視したいポイントは、次になります。

・導入にかかる費用

・機能が豊富か

・使いやすさ

・導入フォローやサポートの充実度

導入費用には、初期費用や月額料金、オプション料金など様々な形態があります。

クラウド型の場合、従業員数に従って月額料金が加算される料金体系が多いです。

対して、自社サーバーへソフトをインストールするオンプレミス型など、初期費用は高くても月額料金はかからないなどの料金体系もあります。

どちらがよいかは、会社の内情によって異なるため、よく検討するようにしましょう。

4.データから改善策を立案・実行し、PDCAを回す

HRテックを導入すると、人事業務に関するデータが蓄積・可視化されるため、改善策を出しやすくなります。

たとえば、先ほどの例にあった「c)従業員からの問い合わせ」について、HRテックのひとつであるチャットボットを導入して、問い合わせ業務の一元化を始めたとしましょう。

チャットボットとは、分かりやすくいうと、チャットソフトを通して人間からの問い合わせにロボットが答えるプログラムです。

チャットボットにはAIが採用されているので、問い合わせのデータが蓄積・可視化されます。

データを通して問い合わせの傾向を知り、従業員にとって分かりにくい事項については、イントラネットに分かりやすい説明を掲載する、などの改善策の立案が可能です。

ほかの例も挙げると、ワークデイ株式会社が提供する「Workday」では、AIの人事データ分析をもとに、離職すると思われる人材の特定や、職場全体の離職率予測などができます。

そのため、離職しそうな人材の可視化によって、離職者が出ない職場づくりのための改善策を立てて実行し、データが改善されるかどうか観察するなど、PDCAのサイクルを回すことが可能です。

企業によるHRテックの導入事例

それでは、実際に企業がHRテックを導入した事例を紹介します。

書類発送だけで3日を要した年末調整が改善。人事担当者の残業ゼロに

導入した背景

株式会社ヴィレッジヴァンガードコーポレーションは、書籍や雑貨など、全国に約350店舗と約3,000人の従業員を抱える小売業です。

これだけ多くの店舗と従業員を抱えていると、人事担当者にとって労務業務は頭が痛い存在でした。

ヴィレッジヴァンガード社の人事担当者は、同業の会社から、クラウド人事労務ソフトの「SmartHR」を紹介されます。

従業員がソフトに個人情報を直接入力するため、年末調整がペーパーレスで行えることに驚きました。

導入に際して、SmartHRを導入すれば従業員が便利になると、管理職クラスから各店舗に積極的に啓蒙するほか、人事担当者による社内ポータルでの告知や簡易マニュアルの作成も行いました。

導入した結果

SmartHRの導入前までは、数千枚にもわたる年末調整の書類群に悩まされていました。

発送作業だけで3日要するほか、用紙が予定通り届かなかったり、回収が進まなかったりするトラブルも発生します。用紙返送後も、人事担当者側がデータ化する必要がありました。

SmartHRの導入によって、まず起こったのは、3日かかった発送作業がわずか1クリックで済むという劇的な変化です。

大量の用紙と印刷にかかったコストや、用紙を箱詰めして発送する作業、用紙の配布・回収や確認の手間が一気になくなり、現場の担当者や人事担当者の負荷が大幅に削減されます。

その結果、年末調整の時期に発生していた人事担当者の残業がなくなりました。

ほかにも、雇用契約のペーパーレス化やWeb給与明細の利用など、業務の効率化とともにミスがなくなったのと、書類の郵送コストが削減できるのも大きなメリットです。

参考:株式会社ヴィレッジヴァンガードコーポレーション『当たり前だった人事部の残業がなくなり、店長の負担も大幅減』|SmartHR

人材データを一元化して作業負荷を軽減、離職率低下の改善策立案へ

導入した背景

株式会社松屋フーズは、牛丼の「松屋」などを全国的にチェーン展開している会社です。

全国に多数の店舗と人材を抱えているため、人材情報を一元化し、従業員の能力や経歴などを可視化して把握し、新プロジェクトなどで活躍できる人材を全国規模で検索したいという人事上の課題を抱えていました。

また、離職率低下を目指して、人事担当者が退職者分析を行ってきましたが、人事情報が一元化されていないため、Excelでの入力・分析作業に時間がかかります。

そんな折、顔写真で人材を把握できるクラウド人材管理システム「カオナビ」の存在を知って導入しました。

導入した結果

人事担当者は、カオナビのメリットを、簡単に人材の情報を集約でき、入力したい項目も自由に追加できる柔軟さと認識しています。

また、分析したい切り口での従業員データのマトリックス分析や、従業員どうしの相性をみながらの人材配置シュミレーションといった機能も魅力です。

これまでは、離職率低下のために退職者分析を行っているのに、退職者分析に必要な作業に時間がかかり過ぎて、分析結果から改善策を立案するという肝心な作業に時間を充てることができていませんでした。

カオナビ導入により、人事情報が一元化され、入力作業の負荷が軽減して時間を捻出できました。そのため、人事担当者は今後、分析データを活かした早期退職の防止策立案を進めていきたいと考えています。

参考:「カオナビ」で人材情報を一元化。店舗の社員と店長のマッチングが可能になり離職防止につながる|カオナビ

採用活動における「蓄積」「分析」「効率化」の3つの課題を改善

導入した背景

株式会社フィードフォースは、国内シェア1位のデータフィード最適化など、BtoB領域のサービスを提供している会社です。

人事担当者は、採用活動において「蓄積」「分析」「効率化」の3つの課題を抱えていました。

採用に至らなかった候補者とのつながり・データの蓄積や、求人媒体や選考フローごとのデータ分析、面接などの採用業務フローの効率化などです。

そこで、複数の採用エージェントからの候補者紹介や採用プロセスなどを一元管理できる採用ツール「Talentio(タレンティオ)」の導入を決めました。

採用サイトとの連携など、他の採用ツールでは難しいことを実現している点に惹かれました。

導入した結果

導入前は、人事担当者がGoogleスプレッドシートを使って採用活動を管理していましたが、シート・カレンダー・メールの3画面を見る必要がありました。その作業は地味に時間を奪います。

導入後は、Talentioのひとつの画面で作業が完結するので、作業時間がかなり削減できています。

また、以前はカレンダーとスプレッドシートの二元管理だったため、面接予約を入れながら会議室予約を忘れたなど、情報が片方にしか反映されていないためのミスが週に数回ありましたが、10分の1以下に減りました。

また、面接した新卒学生のデータをタレントプールに追加したり、Talentioの分析機能をもとに期待値の高い人事施策のみ行ったりなど、人事担当者は今後も採用活動の蓄積・分析・効率化を行っていきたいと考えています。

参考:「蓄積」「分析」「効率化」。3つの採用課題を解決してくれたタレンティオ|Talentio

新卒採用における作業負荷の軽減と内定者とのコミュニケーション円滑化

導入した背景

KYB株式会社は油圧緩衝器などを開発している会社です。

新卒採用においては、メールや郵送を通して、人事担当者と内定者がやり取りをする必要があります。

しかし、メールや郵送では内定者が開封したか不明な点と、郵送の場合は書類の印刷や封入などの手間と工数がかかるのが課題でした。

そのため、内定者とのスムーズなコミュニケーションや作業負荷の軽減のため、内定者フォローSNS「内定者パック」の導入を決めました。

導入した結果

導入後は、郵送コストを削減でき、内定者パックを通して内定者へのアナウンスや社内報のアップデート、会社のニュースリリース閲覧促しなど、内定者とのコミュニケーションもスムーズです。

過去に送信したメールのコピーやメールの一斉送信に加え、内定者からの返信メールをcsv保存もできるため、Excelでの追記や管理も楽です。

オプションの「eラーニング受け放題プラン」も利用していますが、低価格で34種類のeラーニングを受け放題で、内定者の自発的な学習に役立っています。

また、プロフィール機能など内定者どうしの横のつながりも作りやすいのも、うれしいポイントです。

参考:KYB株式会社様の導入事例|内定者パック

まとめ

HRテックの導入には、「業務の効率化」「人材データの一元化・見える化」「中立性の高い採用」「能力開発の個別化」など、様々なメリットがあります。

導入にあたっては、「解決したい課題を洗い出す」「課題解決策のひとつとしてHRテックを検討する」「HRテックの選択と導入」「データから改善策を立案・実行し、PDCAを回す」の4つのステップを踏むとスムーズです。

HRテックの機能ありきで導入方法を考えずに、HRテックの導入により実現したい目的を明確化することが、導入成功のポイントとなります。

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